Manajemen perjalanan bisnis, kebijakan dan biaya, seperti apa untuk setiap peran, dan perjalanan lintas Asia Tenggara.
Manajemen perjalanan bisnis adalah cara sebuah perusahaan mengatur, mengendalikan, dan mendukung perjalanan bisnis karyawannya. Ini mencakup empat hal sekaligus: memesan perjalanan, menerapkan kebijakan dan anggaran perusahaan, mengurus pelancong selama mereka pergi, dan melaporkan apa yang telah dikeluarkan. Jika dilakukan dengan baik, ini tidak terlihat oleh pelancong.
Program perjalanan bisnis adalah kumpulan aturan, pemasok, dan proses yang digunakan perusahaan untuk perjalanan bisnis. Ini menentukan siapa yang boleh bepergian, apa yang boleh mereka pesan, siapa yang menyetujui apa, pemasok mana yang diutamakan, dan bagaimana pengeluaran dilaporkan. Sebuah program adalah kebijakan ditambah mesin yang benar-benar menerapkannya.
Perusahaan ini mengambil tanggung jawab atas perjalanan bisnis sebuah perusahaan: mengatur pemesanan, menerapkan kebijakan perjalanan, menangani gangguan, mendukung pelancong yang jauh dari rumah, menegosiasikan tarif pemasok, dan melaporkan pengeluaran kepada tim keuangan. Ciri pembedanya adalah akuntabilitas. Situs pemesanan menjual Anda tiket. Perusahaan manajemen perjalanan memiliki tanggung jawab atas hasilnya.
Situs pemesanan memberi Anda kotak pencarian. Layanan perjalanan bisnis memberi Anda sebuah hasil. Situs itu tidak tahu apa-apa tentang kebijakan perjalanan Anda, tidak memiliki alur persetujuan, tidak mengingat bagaimana orang-orang Anda bepergian, dan tidak ada seorang pun untuk dihubungi ketika penerbangan dibatalkan tengah malam. Harganya terlihat serupa. Pekerjaannya tidak.
Biasanya ya, meskipun bukan karena alasan yang biasa disebutkan. Pada volume rendah, penghematan jarang terjadi pada tarif. Penghematan justru ada pada empat puluh lima menit hingga tiga jam yang dihabiskan seseorang untuk mengatur setiap perjalanan, dan pada pengeluaran yang diam-diam bergeser keluar dari kebijakan karena tidak ada yang sempat memeriksanya. Program kecil bocor secara proporsional lebih banyak.
Perjalanan tidak terkelola berarti karyawan memesan di mana pun mereka suka dan mengklaimnya kembali setelahnya. Perjalanan terkelola berarti pemesanan berjalan melalui proses yang disepakati dengan kebijakan, persetujuan, dan pelaporan yang menyertainya. Perbedaannya terlihat di akhir bulan: program tidak terkelola baru mengetahui apa yang terjadi, program terkelola sudah mengetahuinya sejak awal.
Duty of care adalah tanggung jawab perusahaan atas keselamatan dan kesejahteraan karyawan yang bepergian untuk urusan kerja. Dalam praktiknya, ini berarti mengetahui di mana orang-orang Anda berada, dapat dihubungi ketika terjadi sesuatu yang tidak beres, dan telah mengatur perjalanan dengan mempertimbangkan keselamatan mereka serta kondisi mereka saat tiba, bukan hanya biayanya.
Ini menggambarkan layanan perjalanan yang mengenal rumah tangganya dengan cukup baik sehingga tidak memerlukan instruksi. Seorang butler mengantisipasi alih-alih menunggu, memegang teguh standar rumah tersebut, dan bijaksana terhadap keduanya. Diterapkan pada perjalanan bisnis, ini berarti mengatur perjalanan berdasarkan bagaimana orang-orang Anda bepergian dan apa yang diizinkan perusahaan Anda.
Kebijakan perjalanan bisnis adalah kumpulan aturan tertulis yang mengatur perjalanan bisnis karyawan. Ini menetapkan batas pengeluaran berdasarkan jenis perjalanan, menentukan siapa yang menyetujui apa, menyatakan kelas kabin dan tingkat hotel mana yang sesuai untuk peran mana, dan menjelaskan bagaimana pengeluaran didokumentasikan. Tujuannya adalah membuat keputusan di muka, sehingga tidak ada yang membuatnya di bawah tekanan.
Setidaknya: siapa yang boleh bepergian dan atas wewenang siapa, batas pengeluaran untuk penerbangan, hotel, dan transportasi darat, kelas kabin berdasarkan peran atau jarak perjalanan, jalur persetujuan dan ambang batasnya, pemasok yang diutamakan, perlakuan terhadap perjalanan pribadi yang menyertai perjalanan bisnis, dan bagaimana biaya didokumentasikan untuk tim keuangan.
Penegakan yang benar-benar berhasil terjadi sebelum pemesanan. Jika diperiksa setelahnya, pilihannya adalah antara membayar untuk sebuah pelanggaran atau meminta karyawan membatalkan perjalanan, dan keduanya jarang terjadi. Diterapkan sebelum sebuah pilihan sampai ke pelancong, kebijakan berhenti menjadi dokumen yang diperdebatkan orang setelah uangnya dikeluarkan.
Pemesanan di luar kebijakan adalah perjalanan yang melanggar aturan perjalanan perusahaan itu sendiri: tarif di atas batas, kabin di atas hak peran tersebut, atau pemesanan yang dilakukan tanpa persetujuan yang diperlukan. Sebagian besar bukan bentuk pembangkangan. Ini adalah apa yang terjadi ketika aturan sulit diperiksa pada saat pemesanan.
Biasanya manajer langsung pelancong untuk keputusan bepergian, dan tim keuangan untuk apa pun di atas nilai tertentu. Prinsip yang berguna adalah persetujuan seharusnya hanya diperlukan sekali, sejak awal, dengan biaya dan posisi kebijakan yang menyertainya. Rantai tiga langkah atau lebih tidak meningkatkan kendali. Itu justru meningkatkan jumlah perjalanan yang dipesan mendadak.
Bisa, dan biasanya memang seharusnya begitu. Tim penjualan yang terbang setiap minggu dan tim keuangan yang terbang dua kali setahun tidak memerlukan aturan yang identik. Kebijakan dapat berbeda menurut peran, departemen, tujuan, lama perjalanan, atau tujuannya. Yang tidak boleh berbeda adalah apakah aturan itu diterapkan sama sekali.
Tiga, dalam urutan kemunculannya: pengeluaran yang bergeser naik tanpa ada yang memutuskan hal itu seharusnya terjadi, ketidakadilan antar karyawan yang masing-masing menebak aturan secara berbeda, dan jejak audit yang tidak dapat direkonstruksi ketika otoritas pajak atau investor menanyakannya. Yang ketiga adalah yang paling menyakitkan.
Pesan lebih awal, tetapkan batas yang diperiksa sebelum pemesanan bukan sesudahnya, konsolidasikan pengeluaran sehingga mendapatkan tarif korporat, dan periksa perjalanannya sendiri, bukan hanya tarifnya. Sebagian besar program mengejar penghematan beberapa persen pada tarif pesawat sambil mengabaikan pertanyaan yang lebih besar: perjalanan mana yang sebenarnya perlu dilakukan.
Lebih dari sekadar tarif dan hotel. Tambahkan waktu yang dihabiskan untuk mengaturnya, umumnya empat puluh lima menit hingga tiga jam, waktu persetujuan dari semua orang dalam rantai tersebut, klaim pengeluaran dan pemrosesannya, serta produktivitas yang hilang keesokan harinya setelah penerbangan yang waktunya buruk. Biaya yang terlihat biasanya adalah separuh yang lebih kecil.
Ini adalah kemampuan untuk melihat pengeluaran perjalanan saat itu terjadi, bukan berminggu-minggu kemudian saat klaim pengeluaran masuk. Pemesanan, perubahan, dan pembatalan muncul terperinci berdasarkan orang, kategori, dan perjalanan. Nilainya bukan pada dasbornya. Nilainya adalah bahwa percakapan anggaran di minggu ketiga bulan itu didasarkan pada fakta.
Dalam program yang tidak terkelola, dengan mengumpulkan kuitansi dari orang-orang yang sudah beralih ke hal lain. Dalam program yang terkelola, catatannya sudah ada, terperinci dan teratribusi, karena telah ditangkap saat pemesanan. Rekonsiliasi berhenti menjadi sebuah investigasi dan menjadi sebuah tinjauan, yang merupakan tugas yang lebih singkat dan lebih tenang.
Faktur yang diterbitkan dengan benar yang mendukung perlakuan pajak pertambahan nilai, catatan yang mengaitkan setiap perjalanan dengan tujuan bisnis, dan jejak yang menghubungkan persetujuan, pemesanan, dan pembayaran. Perusahaan dengan kepemilikan regional atau asing umumnya membutuhkan ini secara lebih terperinci, bukan lebih sedikit, karena kewajiban pelaporan berada di atas kewajiban yang biasa.
Tidak ada yang lebih murah daripada melakukannya sendiri, sampai Anda menghitung jamnya. Seorang manajer keuangan yang menghabiskan tiga jam seminggu untuk mengatur perjalanan menghabiskan biaya lebih besar dalam setahun dibandingkan sebagian besar pengaturan terkelola, sebelum menghitung pengeluaran di luar kebijakan yang tidak sempat ditangkap siapa pun. Termurah dan paling hemat biaya adalah pertanyaan yang berbeda.
Tarif korporat adalah harga yang dinegosiasikan dengan maskapai, hotel, dan pemasok transportasi darat berdasarkan kekuatan volume gabungan, bukan volume satu perusahaan saja. Sebuah perusahaan yang memesan empat puluh perjalanan setahun memiliki daya tawar yang kecil sendirian. Dipesan melalui penyedia yang menggabungkan volume banyak perusahaan, perjalanan yang sama sering kali diberi harga di bawah tarif publik.
Ini menghilangkan bagian pekerjaan yang menghabiskan waktu paling banyak dan mendapat pengakuan paling sedikit: membandingkan penerbangan, menahan pilihan, membangun ulang itinerary karena rapat berpindah jadwal, dan mengejar kuitansi setelahnya. Yang tersisa adalah penilaian tentang sang eksekutif, yaitu bagian yang tidak bisa dilakukan siapa pun selain dirinya.
Seorang manajer perjalanan memiliki tanggung jawab atas program tersebut, bukan sekadar pemesanannya: merancang kebijakan, memilih dan menegosiasikan dengan pemasok, mengawasi pengeluaran dan kepatuhan, serta bertanggung jawab atas keselamatan pelancong. Di sebagian besar perusahaan dengan kurang dari beberapa ratus karyawan, jabatan ini tidak ada, dan pekerjaannya dijalankan oleh tim keuangan, sumber daya manusia, atau asisten pendiri.
Ada tiga cara. Pengeluaran menjadi terlihat saat itu terjadi, bukan di akhir bulan, dokumentasi tiba lengkap, bukan direkonstruksi dari kuitansi, dan pelanggaran kebijakan dicegah saat pemesanan, bukan diperdebatkan belakangan. Perjalanan berhenti menjadi kategori dengan data terburuk dalam pembukuan.
Dengan membuat perjalanan menjadi adil dan konsisten tanpa tim sumber daya manusia harus mengawasinya. Aturan yang sama berlaku untuk semua orang, pengecualian terlihat jelas alih-alih dinegosiasikan secara pribadi, dan pelancong benar-benar diurus dengan baik selama mereka pergi. Ini juga menghilangkan percakapan yang canggung tentang pilihan pemesanan orang lain.
Sebuah perjalanan yang diatur sesuai cara mereka bepergian, tanpa harus mengaturnya sendiri. Kursi biasa mereka, hotel yang mereka sukai terakhir kali, kedatangan yang membuat mereka masih bisa bekerja keesokan paginya, dan seseorang untuk dihubungi ketika ada perubahan. Pelancong menilai sebuah program hampir sepenuhnya berdasarkan hari ketika sesuatu berjalan salah.
Jarang. Yang dibutuhkan perusahaan kecil adalah pekerjaan seorang manajer perjalanan yang terselesaikan, yang berbeda dari jumlah karyawannya. Kebijakan, persetujuan, tarif pemasok, visibilitas pengeluaran, dan dukungan pelancong tetap harus ada. Semua ini bisa dijalankan oleh sebuah layanan, bukan sebuah gaji, sampai volumenya membenarkan adanya jabatan tersebut.
Dengan merencanakan seputar kotanya, bukan petanya. Rapat yang terlihat berdekatan bisa berjarak dua jam pada waktu yang salah dalam sehari, jadi hotel dekat lokasi rapat lebih penting daripada tarif malamnya, dan bandara yang tepat lebih penting daripada keberangkatan termurah. Pemesanan terpusat dan persetujuan awal mengurus sisanya.
Bahwa perjalanan di sana mahal menurut standar regional dan biayanya terkonsentrasi pada akomodasi. Batas hotel yang ditetapkan untuk Jakarta atau Kuala Lumpur akan membuat pelancong keluar dari kebijakan di Singapura hampir seketika. Tetapkan batas berdasarkan kota, bukan berdasarkan perusahaan, dan sebagian besar masalah kepatuhan akan hilang.
Dengan pemesanan lebih awal dan disiplin lokasi. Surabaya adalah pusat kerja untuk manufaktur, distribusi, dan operasi Jawa Timur, sehingga perjalanan berkumpul di sekitar kawasan industri, bukan pusat kota, dan menginap dekat lokasi rapat menghemat lebih banyak waktu daripada perbandingan tarif apa pun. Frekuensi penerbangannya bagus, yang membuat kepulangan di hari yang sama menjadi realistis.
Ya, untuk offsite, rapat kepemimpinan, dan menjamu klien, dan Bali membutuhkan aturan yang lebih ketat dibandingkan destinasi lain. Harga musim puncak bergerak tajam, ketersediaan menghilang lebih cepat dari yang diperkirakan orang, dan batas antara pengeluaran bisnis dan pribadi menjadi kabur. Tetapkan batas akomodasi dan aturan perjalanan pribadi sebelum perjalanan, bukan setelahnya.
Sebagai satu perjalanan tunggal, bukan beberapa pemesanan terpisah. Itinerary regional gagal pada titik sambungannya: koneksi yang tidak menyisakan waktu untuk melewati imigrasi, checkout tiga jam sebelum rapat berakhir, persyaratan visa yang baru diketahui di gerbang keberangkatan. Perutean lebih penting daripada tarif individu mana pun dalam rangkaian tersebut.
Kami, sebagai bagian dari mengatur perjalanan. Persyaratan masuk di seluruh kawasan ini berubah lebih sering daripada yang dilacak sebagian besar perusahaan, dan biaya menemukan sebuah perubahan di bandara adalah seluruh perjalanan itu sendiri. Persyaratan diperiksa terhadap paspor pelancong dan itinerary sebelum pemesanan dikonfirmasi.
Dengan Bliink, hitungan hari. Tidak ada perangkat lunak yang perlu dipasang dan tidak ada program pelatihan, sehingga yang memakan waktu adalah menyepakati kebijakan Anda dan mendaftar pelancong Anda. Implementasi tradisional memakan waktu berminggu-minggu hingga berbulan-bulan karena melibatkan konfigurasi sebuah sistem dan kemudian meyakinkan karyawan untuk menggunakannya.
Anda mengirim pesan kepada kami dan kami yang menanganinya: penerbangan yang dibatalkan, hotel yang kehilangan reservasi, rapat yang berpindah jadwal dan kini mengacaukan itinerary. Ini adalah momen ketika sebuah layanan perjalanan sebenarnya dibeli, sehingga dijawab oleh seseorang dengan wewenang untuk memesan ulang, bukan oleh sebuah antrean.
Detail pelancong, kebijakan, tarif yang dinegosiasikan, dan pengeluaran diperlakukan sebagai milik klien dan hanya digunakan untuk melayani klien tersebut. Informasi tidak dijual, dipublikasikan, atau dibagikan antar klien. Perusahaan dengan persyaratan penanganan khusus, termasuk di mana catatan disimpan, sebaiknya menyampaikannya saat penyiapan, bukan setelahnya.
Bisa. Data pemesanan dapat mengalir ke sistem pengeluaran dan akuntansi yang sudah digunakan tim keuangan Anda, yang merupakan titik di mana perjalanan berhenti menjadi kategori yang harus diketik ulang secara manual. Beri tahu kami apa yang Anda gunakan saat penyiapan dan kami akan mengonfirmasi bagaimana keduanya terhubung.
Bisa, dan tidak perlu terjadi dalam satu langkah. Sebagian besar perusahaan memindahkan satu kategori terlebih dahulu, sering kali penerbangan domestik, dan mempertahankan pengaturan mereka yang sudah ada untuk sisanya sambil menilai perbedaannya. Tarif yang dinegosiasikan, profil pelancong, dan dokumen kebijakan semuanya bisa dipindahkan bersama Anda.
Kirim pesan. WhatsApp, Telegram, atau email, dengan satu kalimat tentang bagaimana perusahaan Anda bepergian. Kami akan meminta kebijakan Anda, struktur persetujuan Anda, dan pelancong Anda, dan Anda dapat menguji layanan ini pada perjalanan sungguhan sebelum berkomitmen pada apa pun, karena tidak ada yang perlu dikomitmenkan.